Las empresas dejan escapar miles de euros en IVA por la pérdida de facturas y tiques de papel

Facturas extraviadas, tiques mal conservados y diversidad de formatos (papel, email, pdf), provocan que muchas empresas dejen de recuperar parte del IVA al que tienen derecho.

Una pérdida económica poco visible que, acumulada a lo largo del año, puede representar miles de euros.Ante esta situación, cada vez más organizaciones están apostando por la digitalización de sus procesos de gasto como una forma de mejorar el control financiero y maximizar la recuperación fiscal.

La clave está en disponer de información completa, validada y accesible desde el primer momento.Para digitalizar y registrar automáticamente tiques, facturas y otros gastos corporativos desde el móvil las empresas están incluyendo en su día a día la IA. «Gracias a la IA y al reconocimiento inteligente de caracteres, la información se captura de forma automática y queda disponible para su revisión, validación y posterior gestión fiscal», explican a este periódico desde Exaccta Xpens, una aplicación y plataforma de software diseñada para automatizar y gestionar los gastos y las notas de viaje de los empleados en las empresas, homologada por la Agencia Tributaria (AEAT), lo que significa que el tique digitalizado tiene plena validez legal y permite a las empresas deshacerse del formato físico.«Nuestro servicio ahorra mucho tiempo tanto al empleado que lo usa como a la empresa a la que también ahorra el coste administrativo de la gestión y control del gasto.

Aproximadamente unos 600 euros por empleado al año.

El coste del servicio depende del número de usuarios que lo use pero orbita entre 4 y 8 euros usuario/mes», explica Luis Hidalgo, CEO de Exaccta a ABC.La operativa es fácil: los clientes son empresas con empleados generando gastos en movilidad; comerciales, técnicos de mantenimiento, vendedores de seguros, visitadores médicos, etc.

Los usuarios sacan una foto de cada tique de gasto desde la app en cuestión y la información relevante se extrae del tique y se digitaliza y ordena automáticamente preparándose la nota de gastos de forma automática, lo que genera un ahorro de tiempo y coste de gestión administrativa muy importante.El caso es que la gestión de los documentos se ha convertido en uno de los factores más importantes para optimizar la recuperación del IVA.

Cuando no se registran adecuadamente o se pierden durante el proceso, las posibilidades de recuperar determinados importes disminuyen considerablemente.

Por ello, Exaccta Xpens mantiene una alianza con Way2VAT Spain (anteriormente conocida como DevoluIVA), compañía especializada en recuperación de IVA y cumplimiento fiscal.La colaboración permite conectar la digitalización de gastos con los procesos de validación documental y recuperación fiscal, ofreciendo una gestión más completa y eficiente.La integración entre ambas firmas facilita que las empresas puedan gestionar sus gastos corporativos y, al mismo tiempo, identificar oportunidades de recuperación de IVA que en muchos casos pasan desapercibidas cuando los procesos continúan siendo manuales .Menos burocracia, más control financieroY es que más allá del ahorro administrativo, la automatización permite a los departamentos financieros disponer de una visión más precisa y actualizada de los gastos corporativos.

Esto facilita el control presupuestario, mejora el cumplimiento normativo y reduce el riesgo de incidencias relacionadas con la documentación fiscal.La tendencia refleja una nueva prioridad empresarial: no solo gestionar mejor los gastos, sino también asegurarse de que ningún euro recuperable se pierda. «En nuestro servicio de digitalización de gastos se efectúa el de recuperación de IVA -añade Hidalgo- que consiste básicamente en la transformación de tiques y facturas simplificadas en facturas nominativas cuyos IVA se pueden deducir en las declaraciones de dicho impuesto de las empresas clientes, generando una fuente de ingresos inesperada pero significativa».

En definitiva, en un entorno donde la eficiencia financiera es cada vez más importante, la combinación de digitalización, automatización y recuperación fiscal se está convirtiendo en una herramienta estratégica para empresas de todos los tamaños. ...